プライバシー・ポリシー

個人情報保護方針

当社は創業以来、主に商業印刷等に使用される洋紙、OA関連用紙類の卸販売、機密文書の管理、リサイクル等を行うことを業務としてまいりました。昨今の個人情報の不正な流出、漏洩等の事件・事故を認識し、個人情報の保護を経営上の重要課題と位置付け、それらの保護に取り組んでまいりました。
今後も、全社一丸となって、個人情報保護の周知、徹底を行い、個人情報を正確かつ安全に取扱うために、以下の個人情報保護方針を宣言いたします。

  • 当社の事業運営上で取扱う個人情報について、その内容及び規模を十分に考慮し、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは行いません。また、そのために必要な措置を講じます。
  • 個人情報を保護するため、当該情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、および漏洩等を予防並びに是正措置を講じます。
  • 個人情報の処理を当社の協力会社に委託する場合は、選定基準に則り、十分な個人情報の保護水準を満たしている協力会社を選定します。
  • 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談への迅速な対応を行います。
  • 個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを運用するにあたって個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
  • 個人情報の取扱いと個人情報保護マネジメントシステムを、社会情勢環境等の変化を考慮しながら、継続的に見直し、改善を行います。

制定日:2005年3月1日
改定日:2017年5月1日
株式会社シオザワ
代表取締役社長 塩澤 好久

 

個人情報の取扱いについて

 

1.個人情報保護に関する管理者

株式会社シオザワ  個人情報保護管理責任者 楢原 正平

2.個人情報の利用目的

当社が取得する個人情報とその利用目的は以下の通りです。
【非開示個人情報】

  • お客様から処理を受託する個人情報
    目的:(1) 個人情報を使った内職業務遂行のため
    (2) 印刷物・ゴム印制作のため
    (3) 配送業務のため
    (4) 機密文書の回収・溶解サービス提供のため
    (5) 他社Web上での当社商品への注文に対応のため

【開示個人情報】

  • お問合わせに際していただく個人情報
    目的:(1) お客様への連絡のため
    (2) お客様の問合せに的確に回答を差し上げるため
  • 取引先ご担当者様からいただくご本人の情報
    目的:(1) 業務上・取引上の連絡と対応及び管理のため
  • 従業員採用に際し応募書類に記入いただく情報
    目的:(1) 採用選考等の連絡のため
    (2) 採用選考実施のため
  • その他従業員から取得する個人情報
    目的:(1) 従業員の各種手続きと管理のため

なお、一部の個人情報について、個人を特定・識別できる個人データの項目を削除し個人を特定しない統計資料作成のために利用する場合があります。

3.個人情報の第三者提供又は目的外利用

当社にご提供いただいた個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで、取得目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱うこと又は第三者へ提供することはございません。但し、以下の場合には本人の同意を得ないで提供・利用することがございます。

  • 法令に基づく場合
  • 本人(法人を含む)の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

 

4.個人情報の委託

当社は事業運営上、業務の全部又は一部の個人情報の処理を外部に委託することがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

5.個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に生じる結果

当社が個人情報を取得する項目は、全て「本人の意思」によってご提供いただくものです。但し、必要な項目をいただけない場合、取得目的に記載の当社内における諸手続き又は処理に支障が生じる可能性があります。

6.本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得

本人が容易に認識できない方法(例えばCookie等)によって、個人情報を取得することはありません。

7.個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除及びの利用の停止,消去又は第三者への提供の停止

当社が保有している個人情報については、本人又はその代理人に限り、利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除及び利用の停止,消去又は第三者への提供の停止を請求することができます。ご請求先及びご請求方法は下記の「個人情報の利用目的の通知あるいは開示等の請求先及び請求方法」をご覧ください。その際、個人情報の漏洩や情報の書き換え等を防止するため本人あるいは代理人の確認が可能な書類・資料をご提示していただきますが、その内容につきましても下記の「個人情報の利用目的の通知あるいは開示等の請求先及び請求方法」をご覧ください。

■個人情報の利用目的の通知あるいは開示等の請求先及びご請求方法
ご請求の際には、下記にご連絡いただきましたら、速やかに「個人情報利用目的の通知・開示請求書」の様式を郵送いたしますのでご記入いただき、下記に示します本人確認書類を同封して、ご返送ください。その際の手数料はいただきませんが、郵送料のご負担はお願い致します。
〒104-0043
東京都中央区湊3-4-11 4030ビル
株式会社シオザワ 個人情報保護管理責任者 楢原 正平
電話番号:03-3553-7081 FAX番号:03-3553-7197
E-Mail:info@shiozawa.co.jp

※1ご請求の際には、以下に示します本人あるいは代理人確認のための書類のご提出をお願いいたします。
[本人の確認書類]
(A)本人の確認書類(下記のうちいずれか1点のコピー)

  • 運転免許証(本籍が記載されている場合は黒マジック等で塗りつぶしてください)
  • 健康保険の被保険者証
  • パスポート
  • 在留カードあるいは特別永住者証明書

[代理人の確認書類]
<代理人によるご請求の場合>
開示等のご請求をされる方が未成年者または成年被後見人の法定代理人、もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、本人確認書類(A)に加え、下記の書類(B十CまたはB十D)をご同封ください。
(B)代理人本人を確認するための書類(下記のうちいずれか1点のコピー)

  • 運転免許証(本籍が記載されている場合は黒マジック等で塗りつぶしてください)
  • 健康保険の被保険者証
  • パスポート
  • 在留カードあるいは特別永住者証明書

(C)代理人を証明する書類(下記のうちいずれか1点)

  • 戸籍謄本
  • 戸籍抄本
  • 成年後見登記事項証明書

<委任による代理人の場合>
(D)上記(C)に加えて代理人を証明する書類(下記の2点)

  • 委任状(委任者本人の署名捺印のあるもの)
  • 委任状に押された委任者本人の印鑑と同一印影の印鑑登録証明書

※2.次に定める場合は開示等のご請求に応じることができない場合がございますので、あらかじめご了承ください。なお、その場合は、その旨、理由を付記してご通知いたします。

  • 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 所定の書類等に不備があり、不備の訂正をお願いしても訂正がされない場合
  • ご本人からの請求であることが確認できない場合

■苦情・相談受付窓口
苦情の連絡あるいは相談をご希望される方は、上記の「個人情報の利用目的の通知あるいは開示等の請求先」にご連絡ください。
 
 

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

 

1.事業者の名称

株式会社シオザワ

2.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」といいます。)の取扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(マイナンバー法)及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、並びに「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)及び各省庁のガイドラインを遵守します。

3.利用目的

当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。
(1) 従業者(扶養家族を含む)に係わる個人番号関係事務

 A)社会保障面
① 雇用保険届出事務※
② 健康保険・厚生年金保険届出事務※
③ 国民年金第3号被保険者届出事務
④ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
※上記の①と②の事務には、運用、給付及び助成金を含む。
 B)税徴収面
① 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
② 地方税に関する事務
③ 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
④ 確定給付企業年金制度の給付金等の支払いに関する法定調書作成事務
 C)災害対策
① 被災者生活再建支援金の支給、被災者台帳の作成事務
 D)医療関係
① 特定健診・保健指導に関する事務
② 予防接種に関する接種履歴の作成と連携
 E)その他
① 確定拠出年金制度の一時金及び年金の給付金の支払い等に関する事務

(2)従業者以外の個人に係わる個人番号関係業務
① 報酬・料金等の支払調書作成事務
② 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
③ 不動産の使用料等の支払調書作成事務
④ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
注1)従来の個人情報に「個人番号」を記載した場合、その個人情報の従来の利用目的は変更され、上記の「個人番号」の利用目的の範囲に限定される。
注2)法律の改正により利用目的が拡大された場合には、上記の内容も見直すこととする。

4.安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「特定個人情報取扱規定」を定め、これを遵守します。

5.委託の取扱い

当社は、特定個人情報等の取扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、マイナンバー法及び個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

6.特定個人情報等の開示

当社は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等の開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。

  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

7.ご質問及びご相談の窓口

当社の特定個人情報等の取扱いに関する質問又は苦情、その他ご不明な点に関しましては以下までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

窓口部署名 : 管理本部 個人情報保護担当
電   話 : 03-3553-7081
e-mail: info@shiozawa.co.jp

 

以上
 
改定日:2018年1月25日
株式会社シオザワ
代表取締役社長 塩澤 好久